Política de Tratamiento de Datos Personales – Zakti

Última actualización: 20 de octubre de 2025

Zakti (en adelante, “Zakti” o “la Compañía”) se compromete a proteger la privacidad y la información personal de sus clientes, usuarios, proveedores y demás titulares de datos. Esta Política describe las finalidades, derechos y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales realizado por Zakti, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 (compilatorio) y las demás normas colombianas de protección de datos personales.

Nota importante: Reemplace los campos entre corchetes por la información oficial de Zakti.

1) Responsable del Tratamiento

Zakti actuará como Responsable del Tratamiento de los datos personales. Podrá apoyarse en Encargados del Tratamiento para fines operativos (por ejemplo: plataformas de formularios, analítica, mensajería y almacenamiento en la nube), quienes obrarán siguiendo instrucciones de Zakti y con las mismas obligaciones de seguridad y confidencialidad.

2) Ámbito de aplicación

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales de personas naturales que se recolecten a través de:

Formularios y encuestas en línea (por ejemplo, Tally.so),
Sitios web, landing pages, canales de mensajería, correo electrónico y redes sociales de Zakti,
Eventos, talleres, activaciones y actividades comerciales o de servicio,
Procesos de contratación con proveedores y aliados.

3) Definiciones básicas

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede causar discriminación (p. ej., datos de salud).
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).

4) Datos que recolectamos y su origen

Dependiendo de la interacción, Zakti puede recolectar:

Identificación y contacto: nombre, apellidos, tipo y número de identificación, correo electrónico, teléfono móvil/fijo, ciudad y país.
Datos de perfil e intereses: sector, rol, preferencias de contenido, feedback, respuestas a encuestas.
Datos transaccionales y de relación: registros de asistencia a eventos, historial de comunicaciones y de participación en actividades de Zakti.
Datos de navegación: cookies o identificadores en el sitio web (ver política de cookies, si aplica).
Datos sensibles (opcionales): información de salud o bienestar que el titular decida voluntariamente compartir y que será estrictamente opcional; su no suministro no condicionará la participación ni la prestación de servicios.

Fuentes típicas: Formularios de Tally.so, sitio web y canales digitales de Zakti, interacciones en eventos y comunicaciones directas con el titular.

5) Finalidades del tratamiento

Zakti tratará los datos personales para las siguientes finalidades legítimas y previamente informadas:

Gestión de encuestas y formularios: administrar la participación, validar identidad, contactar por aclaraciones y enviar resultados o conclusiones generales (en lo posible, anonimizadas y/o agregadas).
Relación con usuarios y clientes: atender solicitudes, PQRS, dar soporte y administrar la relación comercial o académica.
Mejora de productos/servicios: análisis estadístico y de experiencia de usuario para mejorar contenidos, talleres, productos y servicios.
Comunicaciones informativas y comerciales: envío de contenidos, invitaciones, noticias, encuestas de satisfacción y ofertas de Zakti y, de ser el caso, de aliados. Las comunicaciones comerciales requerirán consentimiento adicional y específico (ver sección 12 – casillas sugeridas para Tally).
Cumplimiento legal y reporte a autoridades: atención de requerimientos de autoridades competentes y gestión de obligaciones regulatorias (incluido, cuando aplique, el RNBD).
Seguridad y prevención del fraude: verificación de identidad, control de accesos y protección de la información y de la infraestructura tecnológica.
Gestión con Encargados y aliados: transmisión y, cuando corresponda, transferencia internacional de datos a proveedores de servicios tecnológicos ubicados dentro o fuera de Colombia, bajo acuerdos de protección adecuados.

6) Base legal y autorización

La base legal principal para el tratamiento es la autorización previa, expresa e informada del titular, recabada mediante casillas de verificación en formularios (p. ej., Tally.so) o a través de otros mecanismos idóneos. En ciertos casos, el tratamiento podrá sustentarse en la ejecución de relaciones contractuales, el cumplimiento de deberes legales o el interés legítimo de Zakti, respetando siempre los derechos de los titulares.

El titular puede revocar su autorización en cualquier momento cuando no lo impida una obligación legal o contractual, siguiendo el procedimiento de la sección 9.

7) Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad

Los datos sensibles serán opcionales y sólo se tratarán con autorización explícita del titular, para finalidades legítimas y específicas (p. ej., personalización de contenidos o recomendaciones de bienestar), implementando medidas reforzadas de seguridad. La negativa a suministrarlos no generará consecuencia adversa alguna.
Zakti no dirige sus servicios a menores de edad. En caso de recibir datos de menores, se requerirá la autorización del representante legal y el respeto del interés superior del menor. Si se detecta recolección inadvertida, Zakti procederá a su supresión segura.

8) Derechos de los titulares

Conforme a la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:

Conocer, acceder y solicitar prueba de la autorización otorgada.
Actualizar, rectificar y suprimir sus datos cuando sean parciales, inexactos, incompletos o cuando no se requieran para las finalidades informadas.
Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.

9) Procedimiento para consultas y reclamos (Habeas Data)

Los titulares pueden ejercer sus derechos a través de los canales indicados en la sección 1. El trámite seguirá estos lineamientos legales:

Consultas: se responderán en un plazo máximo de 10 días hábiles desde su recibo. Si no fuere posible, se informará el motivo y se responderá dentro de los 5 días hábiles siguientes.
Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): si el reclamo está incompleto, se requerirá al titular dentro de los 5 días hábiles siguientes para subsanar. Una vez completo, se atenderá en un plazo máximo de 15 días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no fuere posible, se informará el motivo y la fecha de respuesta, que no excederá de 8 días hábiles adicionales.

Para gestionar su solicitud, el titular deberá indicar: nombre completo, tipo y número de identificación, descripción clara de la petición, dirección de notificación y, de ser el caso, documentos que la soporten.

10) Encargados, transmisiones y transferencias internacionales

Zakti podrá transmitir datos a Encargados que provean servicios de TI, nube, analítica, comunicaciones, mensajería o gestión de encuestas (por ejemplo, plataformas como Tally.so), y transferir datos a otros países cuando sea necesario para las finalidades informadas, asegurando niveles adecuados de protección mediante cláusulas contractuales, estándares de seguridad y el cumplimiento de la normativa aplicable.

11) Medidas de seguridad

Zakti implementa medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales contra acceso, uso o divulgación no autorizados, pérdida, alteración o destrucción. Aunque ningún sistema es infalible, Zakti revisa y mejora continuamente sus controles conforme a mejores prácticas y a la naturaleza del tratamiento.

12) Conservación de la información

Los datos se conservarán por el tiempo estrictamente necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales o contractuales aplicables. Cumplidos dichos periodos, se procederá a su supresión o anonimización segura, salvo que exista un deber legal de conservación.

13) Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Cuando la ley así lo exija, Zakti registrará sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la SIC y mantendrá la información actualizada.

14) Actualizaciones de esta Política

Zakti podrá modificar esta Política para reflejar cambios normativos o del tratamiento. Las versiones vigentes estarán disponibles en el sitio web de Zakti en una página no indexada (oculta) y, cuando el cambio sea sustancial, se notificará a los titulares por medios razonables.

15) Aceptación

El suministro de datos personales y la marcación de las casillas de autorización en los formularios de Zakti implican el conocimiento y aceptación de esta Política.